Saimnieks LV / 2024.gads (Decembris)

Jautājums: Pašnodarbinātais, kurš kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā, audzē gaļas liellopus. Pārdodot lopus uzņēmumiem, pašnodarbinātais sagatavo pavadzīmi, ko paraksta preču izsniegšanas vietā. Pavadzīme ar šofera starpniecību tiek nogādāta uzņēmumu atbildīgajām personām, kur to paraksta otra puse. Pašnodarbinātais abpusēji parakstītu pavadzīmi saņem e-pastā, līdz ar to nav pieejams pavadzīmes oriģināls. Vai pavadzīme e-pastā būs derīga gan kā attaisnojuma, gan kā preču piegādes dokuments pašnodarbinātā grāmatvedībā? Vai pavadzīme, kas tiks parakstīta preču izsniegšanas vietā ar drošu elektronisko parakstu, kas satur laika zīmogu, uzskatāma gan par attaisnojuma, gan preču piegādes dokumentu?

Atbilde: Valsts ieņēmumu dienests
Attaisnojuma dokuments vienlaicīgi var būt arī preču piegādes dokuments, ja tajā ir visi attaisnojuma dokumenta un preču piegādes dokumenta rekvizīti.

Ministru kabineta noteikumu Nr. 877 Grāmatvedības kārtošanas noteikumi 49. punkts nosaka, ka preču piegādes dokumenta eksemplāru skaitu nosaka uzņēmuma vadītājs, ievērojot dokumenta eksemplāra atrašanās vietu un preču saņēmēja norādījumus. Saskaņā ar GL 33. panta 1. daļas 2. punktu uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par grāmatvedības dokumentu oriģinālu, kopiju vai datu attēlu saglabāšanu un aizsargāšanu pret iznīcināšanu vai nozaudēšanu līdz to nodošanai uzņēmuma arhīvā, kā arī par grāmatvedības dokumentu saglabāšanu uzņēmuma arhīvā un to pieejamību revīziju veicējiem, nodokļu administrācijai, tiesībaizsardzības iestādēm, tiesām, kā arī citām institūcijām normatīvajos aktos paredzētajos gadījumos atbilstoši Komercnoslēpuma aizsardzības likumā minētajam attiecībā uz komercnoslēpumu grāmatvedībā.

Tādējādi, lai izpildītu minētās prasības, katrai darījumā iesaistītajai pusei jābūt vismaz vienam preču piegādes dokumenta oriģinālam. Savukārt, ja nepieciešami vairāki konkrētā preču piegādes dokumenta eksemplāri, tad iespējams izgatavot šī dokumenta kopijas. Normatīvajos aktos nav paredzēta iespēja preču piegādes dokumentu vienlaicīgi noformēt divos veidos – daļēji papīra veidā, daļēji elektroniski.

Elektronisko preču piegādes dokumentu uzskata par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts (t.i., paraksts ir apliecināts ar kvalificētu Latvijas Valsts radio un televīzijas centra sertifikātu). Šāds dokuments ir uzskatāms gan par attaisnojuma dokumentu, gan par preču piegādes dokumentu, ja tajā ir visi attaisnojuma dokumenta un preču piegādes dokumenta rekvizīti. Līdz ar to, šādi noformējot, nosūtot un saņemot attaisnojuma dokumentu, kas vienlaicīgi ir arī preču piegādes dokuments, tiek ievērotas normatīvo aktu prasības.